|
|
|
|
| OUD PAPIER OF COLLECTIEF GEHEUGEN? |  |
Zodra ergens een vereniging, een stichting, commissie, comité of wat dan ook wordt opgericht begint een even onvermijdelijk als autonoom proces: de groei van een berg papier. Vergaderingen van het bestuur worden genotuleerd, de penningmeester houdt inkomsten en uitgaven bij, de secretaris onderhoudt in- en externe contacten. Stukken over de rechtspositie, statuten, ledenlijsten, bestuurs-besluiten, afspraken over allerlei activiteiten en belangrijke besluiten moeten worden bewaard om op het juiste moment te kunnen worden teruggevonden: een 'archief' is geboren. Loek Boogert ____________________________________________________________ |
|
Hoewel ... eigenlijk ligt er alleen maar bij ieder bestuurslid een map, waarin hij of zij opbergt wat hem of haar belangrijk lijkt. De een is slordig, de ander een Pietje Precies; de een bewaart elk kladje, de ander is een gepassioneerd opruimer. Bij wisselingen in het bestuur wordt heel verschillend gereageerd. Wie blij is dat zijn bestuurs-termijn is afgelopen, of - wat ook voorkomt - na een flinke ruzie opstapt, maakt ruimte in zijn kasten en gooit alles opgelucht weg. Een ander, voor wie de bestuursfunctie een hoogtepunt in zijn leven was, beschouwt de papieren als een persoonlijke collectie en koestert een ontvangen brief met de handtekening van een beroemd persoon of een zeldzame postzegel als een relikwie. Een enkeling pakt alles in een grote doos en stuurt die naar de secretaris.De laatste oplossing is verrassenderwijs de enig juiste. Immers, in de statuten van bijna alle organisaties, ook die van de NKV, staat iets als: 'de secretaris is verantwoordelijk voor en beheert het archief.' Van chaos tot archief Wat moet een secretaris beginnen met alle paperassen die zijn werkkamer binnen-stromen? 'Ordenen', luidt de vakterm1. In de archivistiek betekent dat allereerst verantwoord sorteren. Daarbij hoort ook het voor buitenstaanders vaak on-begrijpelijke 'uitschiften', tegenwoordig 'selecteren ter vernietiging' genoemd. Dat klinkt griezelig destructief, maar het is de enige mogelijkheid om de groei van een archief nog enigszins in de hand te houden. Het is niet nodig honderden giro-bijschrijvingen te bewaren als er een goed giroboek is. Van standaardbrieven hoeft maar een enkel exemplaar bewaard te worden. Komen van verschillende kanten ordners binnen met dezelfde jaarverslagen, uitnodigingen, notulen en wat dies meer zij, dan kan daarin flink worden geruimd. Zo blijft een hanteerbare hoeveelheid materialen over, die een zo goed mogelijk beeld bieden van het reilen en zeilen van de vereniging. Omdat het doel van het archief is, dat stukken snel kunnen worden teruggevonden, wordt van elk bestanddeel van het archief een korte beschrijving gegeven. Daarna krijgt het stuk een nummer, waarna het kan worden opgeborgen volgens een van te voren opgesteld archiefschema. Wanneer dan ten slotte ook nog de archiefinventaris - 'een systematisch ingedeeld geheel van beschrijvingen van de bestanddelen van het archief' - gereed is, kan ieder die daarin geïnteresseerd is het archief raadplegen. Het archief van de NKV Tien jaar geleden ging bij de toenmalige secretaris de telefoon. Een verre voorganger - de onlangs overleden heer Hans Warnaars - meldde dat hij nog wat oude spullen van de NKV in zijn bezit had, die hij graag wilde overdragen: "of u die kunt komen ophalen?" De verrassing was groot. In een kapitaal pand aan de Oudezijds in Amsterdam, schuin tegenover de Oude Kerk, stond op de derde verdieping een antieke kast boordevol archivalia. Er was geen sprake van, dat die in een tas meegenomen konden worden, dus werd afgesproken, dat alles bij de ontruiming van het pand eerst zou worden vervoerd naar Warnaars' woning in Overveen, waar het dan zou worden opgehaald. Zo arriveerden enkele maanden later een tiental verhuisdozen in Delft. Na een vluchtig onderzoek bleek het niet alleen te gaan om stukken uit de periode waarin de heer Warnaars in functie was. Gedeelten van het archief van vóór 1943 - waarvan altijd was aangenomen dat het in de Tweede Wereldoorlog geheel verloren was gegaan - waren dank zij de inspanning van Bep Bijtelaar en Simon Gorter bewaard gebleven en bij Warnaars opgeslagen.2 Nu, na bijna vijftig jaar, zoveel materiaal boven water kwam, moest dit wel toegankelijk worden gemaakt: het grote 'ordenen', de vorming van een echt archief, kon beginnen. Het heeft weinig zin te proberen een beeld te schetsen van de moeilijkheden die zich vanaf dat moment voordeden: ze zijn onbeschrijfelijk. Maar langzamerhand ontstond enige orde en kon een aanvang gemaakt worden met het inventariseren. Na twee jaar konden de eerste onderdelen van het archief worden overgebracht naar de bewaarplaats: het Nationaal Beiaardmuseum te Asten.3 Zoeken ... Sinds de recente uitbreiding beschikt het Nationaal Beiaardmuseum over een fraaie bibliotheek annex studiezaal. Daar bevindt zich de inventaris van het archief van de NKV, die nu ruim vijftig pagina's telt. Deze inventaris begint met een Hoofdindeling (zie illustratie). Daarop volgt van iedere rubriek een beschrijving van de (genummerde) stukken die daarin zijn opgenomen. Alleen al bij het doorkijken van deze bladzijden wordt de nieuwsgierigheid gewekt. Wie staan er in de ledenlijst 1932 (AL.32), wat behelst het Koninklijk Besluit van 21 aug. 1919 (AJs.1), welk diploma kregen de prijswinnaars van het concours in 1937 (AC.37.2), wanneer werd op de jaarvergadering een 'resolutie' tegen het elektromagnetische pianoklavier aangenomen (AV.61), wat is de eerste inschrijving in het kasboekje van 1918 (BF.18/56) en wat schreef H. de Groot in 1939 aan gieterij Van Bergen over een klokkenspel in het Voortrekkers-monument in Zuid-Afrika (BS.40.30)? Wat echter ook zal opvallen is, dat sommige rubrieken alleen nog maar bestaan uit een akelig lege bladzijde. Dat heeft verschillende redenen. Ten eerste zijn lang niet alle vooroorlogse bescheiden teruggevonden. Voorts hebben beslist niet alle verenigings-functionarissen documenten na hun aftreden overgedragen.4 Ten slotte loopt het archief vooralsnog tot 1993 en - simpelweg - het ordenen en beschrijven is nog lang niet klaar. De ervaring leert bovendien, dat er nog allerlei stukken op de vreemdste plaatsen kunnen worden teruggevonden: een eerder voor de historicus dan voor de archivaris geruststellende gedachte. Helaas is nog geen oplossing gevonden voor het probleem, waarover in september van dit jaar in Cottbus op de Duitse Archiefdagen zo'n zeshonderd vakgenoten zich hebben gebogen: wat te doen met computerbestanden? De eerste gedeelten van de inventarisatie zijn gemaakt in WP 5.0 en opgeslagen op 5,25 inch diskettes. Die zijn alleen nog leesbaar met een antieke computer.5 En wie weet hoe lang bestanden op cd-rom of op een vaste schijf nog te reproduceren zullen zijn? Daarom moet alles toch nog steeds worden uitgeprint en kan helaas nog geen gebruik gemaakt worden van de 'zoekfunctie' van een computer. ... en vinden Wie zich wil bezighouden met een onderzoek naar aspecten van de beiaardcultuur in het algemeen of naar de geschiedenis van de NKV in het bijzonder, doet er goed aan eerst de inventaris van het archief te raadplegen. Daarvan bestaan tot nu toe drie exemplaren: één bij het beiaardmuseum, één bij de secretaris en een werkexemplaar bij de archivaris. Wil men bepaalde stukken raadplegen, dan dient men dat van te voren met de conservator van het museum af te spreken, zodat de documenten met de opgegeven nummers uit het depot naar de studiezaal kunnen worden gebracht.6 Hierbij gelden de gebruikelijke archiefregels:
Ten slotte zijn daar nog de gemeentearchieven. Door heel Nederland verspreid, ligt daar nog een schat aan informatie. Voor historici, studenten en - naar wij hopen - potentiële schrijvers van een artikel voor Klok en Klepel een vrijwel onontgonnen terrein. Want een archief op zich is niet meer dan een verzameling oud papier, als het niet wordt gebruikt om antwoord te geven op vragen. Vragen over herkomst, doelstellingen, groei, steeds opnieuw terugkerende problemen, genomen en al of niet uitgevoerde besluiten, ruzies en vriendschappen, kortom het leven van de vereniging. Speuren in een archief is zoeken in het geheugen. Wie zijn geheugen verliest, kan behoorlijk de kluts kwijtraken! |
|
|
1. Commissie archiefterminologie, Lexicon van Nederlandse archieftermen. 's-Gravenhage 1988 (2) 2. Zie hiervoor mijn artikel Een jubileum dat niet werd gevierd. De NKV in oorlogstijd. In: Klok en Klepel nr. 50, juni 1993. 3. Het NKV-archief is in het Centraal Register van Particuliere Archieven geregistreerd onder nummer 1665. In Asten bevinden zich bovendien de originelen van het Versteekarchief (zie Klok en Klepel nr. 46, juni 1991). Een schaduwarchief daarvan is te raadplegen in de Nederlandse Beiaardschool te Amersfoort. 4. Dit is veelal het geval bij de Commissies van de NKV. Vooral betreffende Advies- en keuringswerk zijn veel dossiers bij commissieleden blijven liggen, die ze soms zelfs gebruikten wanneer ze een particuliere adviespraktijk begonnen. 5. Ditzelfde probleem doet zich voor bij geluidsdragers, zoals oude grammofoonplaten, audio-banden en -cassettes. 6. Dit geldt niet voor knipsels en programmaboekjes. Om doublures te voorkomen zijn die opgenomen in de collectie van het Beiaardmuseum, die ondergebracht is in de studiezaal. |
|
 Klok en Klepel nr. 77 | December 2001 | © NKV |
|